Wdrożenie CRM

Co dokładnie oznacza „wdrożenie CRM” i jakie etapy należy przejść, aby wdrożenie zakończyło się sukcesem? W tym artykule przyjrzymy się sprawdzonym praktykom wdrożenia systemu — od wyboru odpowiedniej platformy do automatyzacji zadań.

Spis treści:

1. Etapy wdrożenia systemu CRM

• Przygotowanie do wdrożenia CRM, czyli analiza przedwdrożeniowa
• Jaki jest koszt wdrożenia systemu CRM?
• Instalacja i personalizacja wdrożenia CRM
• Import danych
• Integracja z innymi narzędziami i programami — rozszerz funkcjonalności CRM
• Przygotowanie personelu do wdrożenia systemu CRM – szkolenie

2. Wdrożenie CRM a zaangażowanie pracowników

3. Nieefektywny system CRM czy złe wdrożenie zmiany w przedsiębiorstwie? Czyli co zrobić, aby proces wdrożenia CRM nie zakończył się porażką.

• Pominięcie analizy przedwdrożeniowej
• Źle obliczony koszt wdrożenia systemu CRM
• Pominięcie obszarów podstawowego wdrożenia CRM
• Wątpliwości pracowników związane z CRM

Wdrożenie systemu CRM w firmie — jak zrobić to poprawnie?

Decyzja o wdrożeniu systemu CRM w firmie często rodzi pytania: Jak wybrać system CRM? Czy warto wdrożyć gotowy program, czy zainwestować w ten pisany na zamówienie?

Choć indywidualne rozwiązania CRM oferują szerokie możliwości personalizacji, niosą ze sobą pewne ryzyka. Jesteśmy zależni od dostawcy, który może niewystarczająco rozumieć specyfikę naszej branży, a każda nowa funkcjonalność generuje dodatkowe koszty. Czy jest to opłacalne dla małych firm?

W tym przypadku warto zastanowić się nad wyborem gotowego, nowoczesnego systemu CRM dedykowanego konkretnej branży. Niestandardowe rozwiązania CRM są regularnie aktualizowane w odpowiedzi np. na aktualne wytyczne lub ustawy oraz oferują narzędzia dostosowane do specyfiki codziennej pracy. Jednym z takich rozwiązań jest np. VoxDeveloper stworzony dla deweloperów i sektora nieruchomości. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu we współpracy z największymi deweloperami oraz agencjami nieruchomości w Polsce VoxDeveloper doskonale rozumie specyfikę rynku i zapewnia sprawdzone praktyki. VoxCRM oprócz stałego wsparcia technicznego oferowanego przez dział supportu, zapewnia swoim klientom dostęp do dedykowanej bazy wiedzy. Przygotowane materiały są pomocne nie tylko podczas wdrażania systemu, ale również podczas codziennego użytkowania.

Zanim zaczniesz rozważać pierwsze etapy wdrażania CRM, warto zastanowić się nad dedykowanymi opcjami. Indywidualne rozwiązania CRM mogą wydawać się atrakcyjne z perspektywy możliwości, ale to gotowy lub dedykowany system CRM oferuje lepszy stosunek jakości do ceny i jest bardziej opłacalny w dłuższej perspektywie. 

Wiele firm oferuje również możliwość skorzystania z demonstracyjnej wersji systemu, aby wypróbować za darmo przed wdrożeniem, dostępne funkcjonalności i narzędzia.

Etapy wdrożenia systemu CRM

Profesjonalne wdrożenie systemu CRM jest niezbędne dla osiągnięcia pełnej efektywności i skuteczności narzędzi. Nie chodzi tu tylko o instalację oprogramowania, ale o kroki wdrożenia CRM obejmujące analizę potrzeb, konfigurację i dostosowanie systemu, import danych, tworzenie szablonów wiadomości, umów i dokumentów czy szkolenia pracowników. Jakie są główne etapy wdrożenia CRM?

1. Przygotowanie do wdrożenia CRM, czyli analiza przedwdrożeniowa

Przed wdrożeniem systemu informatycznego w firmie konieczne jest wykonanie analizy przedwdrożeniowej. To etap, w którym dokładnie określa się cele, które chcemy osiągnąć, oraz identyfikuje potencjalne wyzwania takie jak struktura obecnej bazy danych (dane, które zaimportujemy do systemu np. dane klientów, inwestycji, transakcji, umowy itp. mogą być obecnie przechowywane w różnych lokalizacjach, co wydłuży proces importu).

W przypadku przygotowania do wdrożenia systemu CRM na początku analizujemy istniejące procesy zarządzania relacjami z klientami. Umożliwia to zrozumienie, jakie narzędzia i metody są obecnie używane, oraz gdzie istnieją luki czy niewykorzystane możliwości. W tym zakresie korzystamy z bogatych doświadczeń oraz listy dobrych praktyk stosowanych przez inne firmy deweloperskie wykorzystujące oprogramowanie VoxCRM.

Następnie, ważne jest określenie konkretnych potrzeb i wymagań, które funkcje systemu CRM mają spełniać. Czy głównym założeniem jest automatyzacja procesów zarządzania, monitorowanie efektywności działań pracowników, czy może integracja z innymi systemami i platformami w celu ułatwienia importu danych?

Kolejnym krokiem do rozpoczęcia wdrożenia dedykowanego systemu CRM jest wybór odpowiedniego dostawcy. W tym kontekście kluczowe znaczenie mają opinie innych użytkowników, warunki zawarte w umowie, ewentualne koszty dodatkowe oraz jakość wsparcia technicznego np. w zakresie importowania danych, konfiguracji systemu CRM czy oferowanych szkoleń. Ważne jest, aby oferowane wsparcie techniczne od dostawy nie kończyło się na etapie wdrożenia, lecz było dostępne przez cały okres korzystania z systemu.

2. Jaki jest koszt wdrożenia systemu CRM?

Nie można również pominąć analizy danych takich jak korzyści i koszt wdrożenia CRM. Tu ważne jest, aby realistycznie ocenić, jakie są potencjalne zyski z wdrożenia systemu w porównaniu z kosztami, które poniesiemy. Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM w firmie? Koszt wdrożenia CRM może być zmienny i zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, liczba użytkowników czy indywidualne funkcjonalności i integracje.

Np. Wdrożenie dedykowanego systemu CRM VoxDeveloper zaczyna się już od jednorazowej opłaty 1500 zł netto, która obejmuje przygotowanie systemu, szkolenia i import danych. Następnie deweloper opłaca abonament 800 zł netto miesięcznie. W odróżnieniu wybrania wersji PRO koszt systemu nie wzrasta w przypadku dodania nowych użytkowników czy kolejnych inwestycji.

3. Instalacja i personalizacja wdrożenia CRM

Instalacja i personalizacja są etapami wdrożenia systemu CRM, które mają bezpośredni wpływ na późniejszą pracę z systemem. Po zakończeniu analizy i wyborze odpowiedniego dostawcy przystępujemy do technicznego wdrożenia systemu CRM. W zależności od wybranego rozwiązania może to być instalacja na własnych urządzeniach lub konfiguracja w chmurze. W kontekście branży nieruchomości, wybór systemu CRM w chmurze jest korzystniejszy oraz zapewnia większą skalowalność i elastyczność. Dodatkowo mobilny CRM umożliwia dostęp z różnych lokalizacji i urządzeń.

Jednak sama instalacja to dopiero początek. Kluczową rolę odgrywa personalizacja, która pozwala na dostosowanie systemu CRM do potrzeb i wymagań firmy. To etap, na którym konfiguruje się takie elementy jak wzory formularzy czy zgód, definiuje dostępy i uprawnienia dla użytkowników, a także tworzy własne szablony umów i innych dokumentów. Personalizacja jest procesem, w którym możemy wdrożyć w systemie CRM własne metody i szablony, aby stał się on efektywnym narzędziem.

4. Import danych

Obowiązkowym etapem wdrożenia CRM jest importowanie danych (zarówno archiwalnych jak i obecnych). Migracja danych może być czasochłonna, zwłaszcza jeśli dotychczasowe informacje były przechowywane w różnorodnych formatach czy systemach. np. bazach danych, arkuszach kalkulacyjnych, a nawet fizycznych dokumentach. Jednakże dokładność na tym etapie jest kluczowa dla późniejszych korzyści z wdrożenia CRM.

Prawidłowo przeprowadzony import danych sprawi, że system CRM stanie się nieocenionym źródłem informacji oraz narzędziem zarządzania portfelem nieruchomości, relacjami z klientami i transakcjami. Umożliwi to również generowanie precyzyjnych raportów i analiz np. finansowych czy sprzedażowych. Mimo początkowych trudności warto zainwestować czas i zasoby w dokładny import danych, aby w pełni wykorzystać potencjał systemu. Dział wdrożeń programu VoxCRM pomaga na każdym etapie i oferuje również usługi dotyczące przygotowania danych i ich import do CRM.

5. Integracja z innymi narzędziami i programami — rozszerz funkcjonalności CRM

Celem wdrożenia systemu CRM jest stworzenie narzędzia, które ułatwi codzienną pracę i pozwoli na automatyzację zadań. Aby tak się stało, mamy możliwość integracji z innymi systemami np. tymi używanymi już w firmie. Dobre wdrożenie CRM dla deweloperów i sektora nieruchomości powinno uwzględniać integracje z systemami, takimi jak:

• narzędzia księgowo-finansowe,
• systemy zarządzania projektami,
• platformy marketingowe,
• strony internetowe,
• portale nieruchomości,
• poczta elektroniczna,
• kalendarz mobilny,
• platformy SMS.
• systemy do marketing automation itp.

Sprawny przepływ informacji pozwoli na optymalizacje procesów i znaczną oszczędność czasu. Np. zmiany prowadzone w systemie dotyczące dostępności lub cen nieruchomości są automatycznie aktualizowane na portalach zewnętrznych. Podłączenie poczty elektronicznej i platformy SMS usprawnia komunikację z klientami i pozwolą na utrzymanie wysokiej jakości obsługi. Kluczowa jest również integracja z portalami zewnętrznymi takimi jak Tabela Ofert, Obido, rynekpierwotnny.pl, Facebook itp. oraz stroną WWW dewelopera. Dzięki niej system automatycznie zaczytuje zapytania/kontakty potencjalnych klientów, co znacznie przyśpiesza czas pierwszego kontaktu.

Odpowiednio przeprowadzona integracja zapewni większe korzyści z wdrożenia CRM, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania tych samych danych w różnych miejscach, a także minimalizując ryzyko błędów.

6. Przygotowanie personelu do wdrożenia systemu CRM – szkolenie

Po zakończeniu technicznego wdrożenia systemu CRM nadchodzi czas na szkolenie i wdrożenie pracowników. Obsługa systemu CRM jest prosta i intuicyjna, co ułatwi szybkie poznanie nowych funkcji. Odpowiednio przeprowadzone szkolenie zachęci i zmotywuje zespół do aktywnego korzystania z nowego narzędzia. Pracownicy dowiadują się, jak obsługiwać platformę, jakie funkcje i moduły oferuje oraz w jaki sposób komunikować się z innymi użytkownikami czy klientami. Jest to również okazja, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i niejasności oraz uzyskać odpowiedzi na pojawiające się pytania.

Dostawcy systemów CRM z wieloletnim doświadczeniem w ich wdrażaniu są w stanie przekazać wszystkie niezbędne informacje w przystępny i zrozumiały sposób. Korzyści z wdrożenia systemu CRM kierowane są do wszystkich działów firmy: sprzedaży, zarządu, księgowości, marketingu czy obsługi posprzedażowej. Z tego powodu oferowane szkolenia najczęściej podzielone są na kilka spotkań — każde dedykowane dla innego działu firmy.

Wdrożenie CRM a zaangażowanie pracowników

Odpowiednie ustawienie systemu i wdrożenie zespołu to proces, który wymaga nie tylko technicznej wiedzy, ale również rozumienia specyfiki i działania firmy. Dlatego istotną w procesie wdrożenia CRM odgrywa osoba koordynująca całe przedsięwzięcie. Może się wydawać, że idealnym kandydatem na tę rolę jest specjalista IT. W praktyce znacznie ważniejsze jest posiadanie szerokiej wiedzy w zakresie procesów i działania firmy oraz kompetencji decyzyjnych. Zwykle są to osoby na stanowiskach kierowniczych, a ich głównym zadaniem jest komunikacja zarówno z dostawcą oprogramowania, jak i z zespołem.

Aby wdrożenie i konfiguracja systemu CRM przebiegły pomyślnie ważne jest również zaangażowanie ze strony dostawcy oprogramowania. Stałe zainteresowanie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie znacznie ułatwia i przyspiesza cały proces, ale również minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Sprawdzając opinie o potencjalnych systemach, warto zwrócić uwagę na ten szczegół. 

Nieefektywny system CRM czy złe wdrożenie zmiany w przedsiębiorstwie? Czyli co zrobić, aby proces wdrożenia CRM nie zakończył się porażką.

Źle zaplanowane wdrożenie zmiany w przedsiębiorstwie często kończy się porażką. Na czym polega dobre wdrożenie CRM i jakich błędów unikać?

Pominięcie analizy przedwdrożeniowej

Analiza przedwdrożeniowa to pierwszy i kluczowy etap, aby poprawnie wybrać i wdrożyć system CRM. Pominięcie tego kroku może skutkować wyborem systemu, który nie spełni oczekiwań i nie przyniesie zamierzonych korzyści. Warto podkreślić, że nie każdy polecany, dobry system CRM będzie odpowiedni dla każdej firmy. Co zyskujemy z wielu funkcjonalności, jeżeli znaczna ich część okazuje się zbędna w kontekście naszego biznesu? Dlatego tak ważne jest określenie oczekiwań, potrzeb i specyfiki swojej branży oraz celu wdrożenia systemu CRM.

Źle obliczony koszt wdrożenia systemu CRM

Niedokładne oszacowanie kosztów może prowadzić do przekroczenia budżetu i związanych z tym problemów finansowych. Jakie typy kosztów powinniśmy więc wziąć pod uwagę, planując wprowadzenie CRM? Koszt wdrożenia systemu CRM nie obejmuje tylko ceny zakupu oprogramowania, ale również koszty związane z wdrożeniem, integracją, szkoleniem pracowników czy zmianami dokonywanymi na zamówienie. Dlatego też dokładne zapoznanie się z warunkami umowy oraz uwzględnienie wszystkich dodatkowych elementów jest podstawą do realistycznego planowania budżetu.

Pominięcie obszarów podstawowego wdrożenia CRM

Pominięcie obszarów podstawowego wdrożenia CRM może mieć długotrwałe konsekwencje. Import archiwalnych danych składowanych np. w formie papierowej może wydawać się żmudnym i długotrwałym procesem. Umożliwia on jednak dokładniejszą analizę danych i pełen obraz zarządzania kontaktem z klientami. Innym często pomijanym elementem jest brak personalizacji wzorów umów czy innych dokumentów. Na pierwszy rzut oka, uzupełnianie okazjonalnie używanych dokumentów może wydawać się mało istotne, ale w praktyce prowadzi to do konieczności ręcznego uzupełniania danych, co jest nie tylko czasochłonne, ale i niesie ryzyko błędów. Każdy etap wdrożenia, nawet ten najbardziej podstawowy, jest kluczowy dla pełnej efektywności i funkcjonalności systemu CRM.

Wątpliwości pracowników związane z CRM

Ostatnim punktem są wątpliwości pracowników, którzy mogą nie wiedzieć, czym jest system CRM. Wdrożenie zmiany w przedsiębiorstwie wiąże się z koniecznością modyfikacji dotychczasowych przyzwyczajeń i procesów, co naturalnie może rodzić obawy i uprzedzenia. Istotne jest, aby pracownicy zrozumieli, jak system CRM ułatwia pracę. Dlatego nie warto rezygnować z odpowiednich szkoleń, które przede wszystkim pokażą, w jaki dokładnie sposób system CRM usprawnia procesy, umożliwia kompleksowe doglądanie kontaktów i nadzoruje wykonanie zadań.

Profesjonalne wdrożenie systemu CRM to proces, który wymaga odpowiedniego zaplanowania. Niezależnie od tego, czy jest to mała firma, czy duża korporacja należy podejść do tego zadania strategicznie. Warto zwrócić się do profesjonalnych dostawców systemów CRM, którzy oferują nie tylko sam produkt, ale i kompleksowe wsparcie na każdym etapie jego implementacji.