System obsługi najmu dla deweloperów

Spis treści:

1. Zastanawiasz się jaki system obsługi najmu wybrać? Sprawdź zarządzanie wynajem w voxCRM

5. Najem instytucjonalny – czym jest PRS?

Zastanawiasz się jaki system obsługi najmu wybrać? Sprawdź zarządzanie wynajem w voxCRM

Wzrost cen mieszkań, ograniczona dostępność kredytów hipotecznych czy zmiana mentalności młodego pokolenia skutkuje zmianami względem idei posiadania własnego mieszkania. Coraz więcej osób, szczególnie w dużych miastach, decyduje się na wynajem mieszkań, rezygnując z ich zakupu. Deweloperzy w odpowiedzi na te zmiany, nie ograniczają się już tylko do tworzenia inwestycji na sprzedaż. Obserwujemy zauważalny wzrost inwestycji skoncentrowanych na wynajmie, na przykład w formule PRS (Private Rented Sector), która zyskuje na popularności.

Efektywne zarządzanie wynajmem lokali związane jest z wieloma wyzwaniami. Proces ten, choć w pewnym stopniu podobny do sprzedaży — posiadamy lokal i szukamy klienta zainteresowanego jego wynajęciem — okazuje się być bardziej skomplikowany. Wymaga stałego monitorowania comiesięcznych płatności, sprawnego rozwiązywania pojawiających się problemów i usterek oraz utrzymywania długotrwałych relacji z najemcami. W odpowiedzi na te wyzwania przychodzą systemy CRM, które nie tylko uławiają sprzedaż mieszkań, ale również zapewniają skuteczne rozwiązania w zarządzaniu wynajem.

Moduł najmu w systemie CRM umożliwia kompleksową obsługę wszystkich inwestycji — na sprzedaż oraz na wynajem w ramach jednego, zintegrowanego systemu, eliminując potrzebę wdrażania wielu rozwiązań. Zapewnia narzędzia usprawniające zarządzanie zarówno nieruchomościami, klientami, rozliczeniami jak i innymi obszarami przedsiębiorstwa.

Inwestycja deweloperska na wynajem

Obsługa najmu długoterminowego

Najem długoterminowy stanowi dominujący model na polskim rynku wynajmu nieruchomości. Charakteryzuje się użytkowaniem lokalu przez minimum 12 miesięcy, z dokładnymi warunkami ustalonymi w umowie najmu mieszkania. Do podstawowych obowiązków w ramach obsługi najmu długoterminowego należy odpowiednie przystosowanie lokalu do potrzeb najemców, stworzenie atrakcyjnej oferty, profesjonalna prezentacja mieszkania, a także przygotowanie odpowiednich dokumentów. Istotne jest również regularne rozliczanie opłat, kontrola stanu technicznego mieszkania, szybka reakcja na zgłaszane problemy oraz ewentualna naprawa usterek.

Obsługa najmu krótkoterminowego

Równolegle do najmu długoterminowego, dynamicznie rozwija się krótkoterminowy wynajem mieszkań. Ten rodzaj najmu jest szczególnie popularny w dużych miastach turystycznych i biznesowych. Prosta umowa najmu lokalu zawierana jest zazwyczaj na okres od kilku do kilkunastu dni, przez co stanowi atrakcyjną opcję zarówno dla turystów, jak i osób podróżujących służbowo.

Najem krótkoterminowy jest znacznie bardziej wymagający niż model długoterminowy. Właściciele i zarządcy muszą liczyć się z wysoką rotacją najemców czy stworzeniem skutecznego planu działania, który zapewni maksymalne obłożenie mieszkania przez cały rok. Kluczowe znaczenie ma tu również efektywna administracja, działania promocyjne, przygotowywanie lokalu na przyjęcie gości, sprawne przekazywanie i odbieranie kluczy od najemców, zarządzanie kwestiami finansowymi, a także dbanie o stan techniczny oraz czystość mieszkania.

Obsługa najmu lokali komercyjnych

Rynek wynajmu obejmuje również lokale komercyjne. Często są to lokale niemieszkalne takie jak biura, magazyny oraz budynki usługowe. Podobnie jak w przypadku najmu długo i krótkoterminowego mieszkań, kluczowym wyzwaniem dla zarządców nieruchomości komercyjnych jest zapewnienie ich stałego obłożenia, co jest istotne dla osiągnięcia oczekiwanej rentowności. Zarządzanie i obsługa najmu lokali komercyjnych koncentruje się zarówno na pozyskiwaniu najemców, jak i na efektywnej współpracy z nimi oraz utrzymywaniu długoterminowych relacji biznesowych.

Najem instytucjonalny – czym jest PRS?

W przypadku firm deweloperskich ciekawą alternatywą tradycyjnej umowy najmu mieszkania jest formuła PRS (inaczej nazywana najmem instytucjonalnym) przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.

Formuła PRS dotyczy jedynie lokali mieszkalnych, a umowa zawierana jest na czas określony z dokładną datą zakończenia najmu. Różnicą pomiędzy najmem instytucjonalnym a klasyczną umową najmu, jest także uproszczona procedura eksmisji, która może zostać zastosowana, gdy najemca narusza warunki umowy, zalega z płatnościami lub nie opuszcza mieszkania po zakończeniu umowy. Dodatkowo formuła PRS chroni właściciela nieruchomości poprzez kaucję, zwalnia z obowiązku zgłaszania umowy do Urzędu Skarbowego, a jej zawarcie musi odbywać się w obecności notariusza. Najem instytucjonalny staje się innowacyjnym i niezwykle korzystnym rozwiązaniem zarówno dla najemców jak i inwestorów. Zapewnia on przejrzystość, stabilność i profesjonalizm, co nie zawsze towarzyszy przy tradycyjnym rynku wynajmu mieszkań.

Nieruchomości na wynajem

Zarządzanie i obsługa najmu w CRM

Efektywne zarządzanie wynajmem lokali to proces, który wymaga nie tylko znajomości rynku, ale także wykorzystania odpowiednich narzędzi. Aspekty, takie jak szybka odpowiedź na zapytania, sprawna obsługa klientów, efektywne prezentowanie oferty oraz utrzymanie stałego kontaktu z najemcą, są niezbędne do budowania długotrwałych relacji. Ważne jest także bieżące rozwiązywanie napływających zgłoszeń, naprawa usterek, awarii czy pojawiających się problemów.

Systemy CRM w branży nieruchomości są najczęściej kojarzone z optymalizacją i wsparciem procesów dotyczących sprzedaży. Wraz z rozwojem branży, rozwija się również CRM. Dostępne na rynku programy dla firm deweloperskich takie jak np. VoxDeveloper, odpowiadają na rosnące potrzeby i wymagania rynku, oferując narzędzia wspierające zarządzanie procesami najmu. Dzięki dedykowanym modułom w programach CRM deweloperzy mogą obsługiwać wszystkie swoje inwestycje w ramach jednego, zintegrowanego systemu, eliminując potrzebę korzystania z wielu rozwiązań. CRM ułatwia każdy aspekt tego procesu, od marketingu po obsługę klienta czy rozliczenia, co pozwala znacznie efektywniej zarządzać nieruchomościami. Jak dokładnie oprogramowanie dla deweloperów wspiera wynajem mieszkania?

Publikacja ofert i zapytania klientów

Inwestycje deweloperskie skoncentrowane na wynajmie zazwyczaj obejmują dziesiątki, a nawet setki lokali. Oferty deweloperów publikowane są na dedykowanych portalach zewnętrznych, specjalizujących się w wynajmie nieruchomości. Ręczne umieszczanie takiej liczby ofert na wielu serwisach byłoby procesem żmudnym i czasochłonnym. CRM program dla dewelopera, zapewnia automatyzację publikacji ofert dzięki dostępnym integracjom — dane z CRM są automatycznie publikowane i aktualizowane, co przyspiesza cały proces i minimalizuje ryzyko błędów.

Szybka i efektywna odpowiedź na zapytania klientów stanowi kolejny istotny aspekt zarządzania i obsługi najmu. Oprogramowanie CRM usprawnia reakcje na zapytania poprzez automatyczne gromadzenie ich w jednym miejscu. Zapytania mogą pochodzić z różnych źródeł, w tym z wcześniej wspomnianych portali zewnętrznych, platform generujących leady lub od pośredników. CRM umożliwia również automatyczne przypisywanie nowych zgłoszeń do odpowiednich doradców i wysyłanie im powiadomień. Dzięki temu kontakt z potencjalnymi najemcami jest szybszy i bardziej efektywny, co znacząco zwiększa szanse na powodzenie transakcji.

Dokumentacja i rozliczenia

CRM dewelopera pełni również kluczową rolę w administracji, zarządzaniu dokumentacją oraz rozliczeniach z najemcami. Program umożliwia szybkie przypisanie profilu najemcy do odpowiedniego lokalu, co znacznie ułatwia przygotowanie niezbędnych dokumentów. Dzięki wykorzystaniu spersonalizowanych szablonów, takich jak wzory umów najmu, system tworzy kompletną dokumentację, uzupełniając ją o dane dotyczące zarówno nieruchomości, jak i najemcy. Usprawnia to pracę i minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Gotowe dokumenty można łatwo przesyłać najemcom lub zapisać w wybranym formacie.

Po podpisaniu umowy przychodzi czas na comiesięczne rozliczenia. System CRM dla dewelopera pozwala na ustalenie harmonogramu płatności, rejestrowanie wpłat oraz w razie potrzeby naliczanie odsetek za opóźnienia. Funkcja automatycznego wysyłania przypomnień o zbliżających się terminach płatności pomaga w terminowych rozliczeniach. Ponadto integracja CRM z profesjonalnymi systemami księgowymi ułatwia stały monitoring transakcji, co zapewnia sprawną obsługę finansową.

Zgłoszenia serwisowe

W obliczu pojawiających się usterek czy awarii niezwykle ważne jest, aby firmy dysponowały odpowiednimi narzędziami, które przyspieszą rozwiązywanie napływających zgłoszeń. Efektywna komunikacja i szybka reakcja na zgłaszane problemy może przyczynić się do budowania długoterminowych relacji i lojalności klienta. Zadowolony najemca jest bardziej skłonny do przedłużenia umowy czy polecenia usług innym.

Oprogramowanie CRM pozwala klientom na bezpośrednie zgłaszanie usterek i awarii, które mogą wystąpić w wynajmowanej nieruchomości. Zgłoszenie automatycznie trafia do systemu CRM, a następnie po odpowiednim rozpatrzeniu może być sprawnie przekazane do działu technicznego. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość dokładnego zaznaczenia miejsca usterki na planie oraz załączenie zdjęć, co usprawnia proces identyfikacji problemu i przyśpiesza naprawę. System umożliwia pracownikom stałe monitorowanie postępów w rozwiązywaniu zgłoszeń oraz informowanie klientów o statusie zgłoszenia.

Praca z oprogramowaniem CRM

System CRM dla deweloperów to kluczowe narzędzie w zarządzaniu procesami najmu. Oferuje on rozwiązania, które znacząco usprawniają każdy etap działania – od publikacji ofert, przez obsługę zapytań klientów, generowanie umowy najmu lokalu, po zarządzanie rozliczeniami i reagowanie na zgłoszenia serwisowe. CRM nie tylko zwiększa efektywność pracy firm deweloperskich, ale również podnosi standard obsługi klienta, co przekłada się na większą lojalność najemców i zadowolenie z usług. W ten sposób, oprogramowanie CRM staje się niezbędnym elementem w budowaniu trwałych relacji. Deweloperzy, którzy skutecznie wykorzystują potencjał systemu, są w stanie lepiej zrozumieć i spełniać potrzeby swoich klientów, zapewniając sobie tym samym silną pozycję na rynku.