CRM dla deweloperów - pytania i odpowiedzi

Wybór systemu CRM dla dewelopera wiąże się z pytaniami o koszty, zakres funkcji, wdrożenie i dostęp do danych. Poniżej znajdą Państwo odpowiedzi, które pomogą ocenić, czy VoxDeveloper odpowiada potrzebom Państwa firmy – zarówno przy jednej inwestycji, jak i przy obsłudze wielu projektów.

Wyjaśniamy, od czego zależy abonament, czym jest lokal w obsłudze, jak przebiega uruchomienie systemu oraz jakie integracje są dostępne. Wszystkie podane ceny są kwotami netto. Zestawienie dotyczy września 2026 r.

1. Dla kogo jest system CRM VoxDeveloper? Czy sprawdzi się w małej firmie deweloperskiej?
2. Ile kosztuje system CRM dla dewelopera?
3. Czym jest lokal w obsłudze i jak wpływa na koszt CRM?
4. Ile trwa wdrożenie systemu CRM i jaki jest jego koszt?
5. Co wyróżnia system CRM VoxDeveloper?
6. Czy koszt CRM zależy od liczby inwestycji lub użytkowników?
7. Jak przebiega wdrożenie CRM dla deweloperów?
8. Jak wygląda wsparcie techniczne i rozwój systemu?
9. Jak otrzymają Państwo dane po zakończeniu współpracy?
10. Jakie dodatkowe koszty mogą wiązać się z korzystaniem z CRM?
11. Ile kosztuje CRM w wersji PRO lub rozwiązanie indywidualne?
12. Jakie integracje oferuje CRM dla deweloperów i czy można dostosować go do potrzeb firmy?
13. Jak policzyć frekwencję na spotkaniach z klientami?
14. Dlaczego marketing i sprzedaż podają inną konwersję z tych samych danych?

Dla kogo jest system CRM VoxDeveloper? Czy sprawdzi się w małej firmie deweloperskiej?

Tak. VoxDeveloper to CRM dla małych i dużych firm deweloperskich. Korzystają z niego zarówno przedsiębiorstwa realizujące jedną inwestycję obejmującą kilkanaście lokali, jak i deweloperzy sprzedający kilka tysięcy lokali rocznie. System wspiera również agencje nieruchomości działające na rynku pierwotnym.

Model rozliczeń pozwala dopasować koszt systemu do skali działalności:

• Nieograniczona liczba użytkowników – w każdym pakiecie mogą Państwo tworzyć konta dla kolejnych osób bez dodatkowych opłat.
• Brak dopłat za kolejne inwestycje – opłata zależy od wybranego pakietu, liczby lokali w obsłudze i trybu płatności.
• Rozliczenie według lokali w obsłudze – historyczna baza lokali, które zakończyły okres płatnej obsługi, nie zwiększa abonamentu.
• Niższy koszt w przerwie między inwestycjami – przy braku lokali w obsłudze obowiązuje minimum utrzymaniowe, z zachowaniem danych i konfiguracji.

Dla firm, które potrzebują przede wszystkim narzędzi do publikacji cen i podstawowej obsługi zapytań, przygotowaliśmy uproszczony pakiet Express. Jego koszt wynosi 408 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej.

Pakiety Starter, Limit i PRO obejmują pełny zakres funkcji sprzedażowych i posprzedażowych. Dzięki temu także mniejsza firma może korzystać z obsługi rachunków powierniczych, publikacji danych na dane.gov.pl, modułu odbiorów i usterek oraz aplikacji mobilnej. Express ma odrębny, ograniczony zakres funkcji.

System jest przeznaczony dla firm budujących mieszkania, domy i lokale usługowe. Wspiera pracę zarządu, działów sprzedaży i marketingu, zespołów odpowiedzialnych za odbiory i obsługę posprzedażową oraz księgowości rozliczającej transze i rachunki powiernicze.

Ile kosztuje system CRM dla dewelopera?

Koszt CRM VoxDeveloper zależy od pakietu, liczby lokali w obsłudze oraz wybranego trybu płatności. Nie naliczamy opłat za kolejnych użytkowników ani dodatkowe inwestycje. Mogą Państwo wybrać płatność miesięczną lub korzystniejszą cenowo płatność roczną z góry. Pakiet Express jest dostępny wyłącznie w rozliczeniu rocznym.

Poniższe kwoty oznaczają koszt jednego miesiąca korzystania z systemu, również w przypadku płatności rocznej:

• Express – do 40 lokali w obsłudze: 408 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Pakiet obejmuje wyszukiwarkę tabelaryczną na stronę internetową, automatyczną aktualizację strony i publikację danych na dane.gov.pl, moduł zapytań od potencjalnych klientów (leadów), bazę mieszkań, notatki oraz eksport ofert na portale nieruchomości.
• Starter – do 20 lokali w obsłudze: 900 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej lub 1 100 zł netto przy płatności miesięcznej. Obejmuje pełny zakres funkcji sprzedażowych i posprzedażowych.
• Limit – do 60 lokali w obsłudze: 2 090 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej lub 2 550 zł netto przy płatności miesięcznej.
• PRO – do 150 lokali w obsłudze: 2 900 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej lub 3 540 zł netto przy płatności miesięcznej.
• Powyżej 150 lokali w obsłudze: do miesięcznej stawki pakietu PRO doliczamy 7 zł netto za każdy kolejny lokal przy płatności rocznej lub 9 zł netto przy płatności miesięcznej. Powyżej 600 lokali stawkę za lokal ustalamy indywidualnie.
• Brak lokali w obsłudze: obowiązuje minimum utrzymaniowe w wysokości 300 zł netto miesięcznie. Dane i konfiguracja pozostają dostępne do wykorzystania przy kolejnej inwestycji.

Do abonamentu należy doliczyć jednorazowy koszt wdrożenia i szkoleń. Zestawienie pakietów i ich funkcji znajdą Państwo na stronie cennika systemu CRM.

Czym jest lokal w obsłudze i jak wpływa na koszt CRM?

Lokal w obsłudze to lokal mieszkalny lub użytkowy wprowadzony do systemu, który znajduje się na jednym z poniższych etapów:

• pozostaje w ofercie sprzedaży;
• jest objęty rozliczeniami wynikającymi z umowy deweloperskiej lub umowy sprzedaży, do dnia odbioru;
• jest w obsłudze posprzedażowej przez 12 miesięcy od dnia odbioru.

Definicję lokalu w obsłudze określamy w umowie. Po upływie 12 miesięcy od odbioru lokal przestaje być uwzględniany przy naliczaniu abonamentu. Jego historia pozostaje dostępna, a Państwa zespół może nadal prowadzić w systemie obsługę zgłoszeń z tytułu gwarancji i rękojmi bez dodatkowej opłaty za ten lokal.

Liczbę lokali w obsłudze ustalamy na ostatni dzień miesiąca. Zmiana pakietu na wyższy lub niższy obowiązuje od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Abonament może więc się zmniejszyć, gdy liczba lokali w obsłudze spadnie do niższego progu rozliczeniowego. Samo zakończenie sprzedaży nie oznacza jeszcze wyłączenia lokalu z naliczania opłat.

Ile trwa wdrożenie systemu CRM i jaki jest jego koszt?

Podstawowe uruchomienie CRM VoxDeveloper jest możliwe nawet w ciągu 1–2 dni po otrzymaniu danych niezbędnych do rozpoczęcia pracy. Na początek potrzebujemy cennika lokali oraz kart lokali w plikach PDF. Termin pełnego wdrożenia zależy od zakresu importu, konfiguracji i uzgodnionych integracji.

Jednorazowy koszt wdrożenia CRM wynosi 2 500 zł netto. W przypadku uproszczonego pakietu Express opłata wynosi 500 zł netto.

Standardowe wdrożenie obejmuje:

• uruchomienie systemu pod adresem w domenie voxdeveloper.com;
• import cenników z plików XLS oraz kart lokali z plików PDF;
• utworzenie kont użytkowników;
• podłączenie zapytań klientów z uzgodnionych źródeł, takich jak strona internetowa, portale nieruchomości i formularze;
• do 6 godzin szkoleń online, które można podzielić na krótsze spotkania tematyczne.

Podczas szkoleń pokazujemy, jak korzystać z systemu w codziennej pracy: prowadzić obsługę klientów, śledzić postępy sprzedaży, planować zadania, automatyzować powtarzalne czynności i rozliczać wpłaty. Wdrożenie pakietu Express obejmuje import danych i szkolenie w zakresie jego funkcji.

Co wyróżnia system CRM VoxDeveloper?

VoxDeveloper to CRM dla deweloperów tworzony z myślą o procesach rynku pierwotnego: od pierwszego zapytania o mieszkanie, przez sprzedaż i rozliczenia, po odbiór oraz obsługę posprzedażową. Rozwijamy go od kilkunastu lat we współpracy już z ponad 300 firmami deweloperskimi i agencjami nieruchomości, uwzględniając ich codzienne potrzeby.

Funkcje dostosowane do branży deweloperskiej. System obsługuje rachunki powiernicze, import informacji o wpłatach i środkach zwolnionych z wyciągów bankowych oraz przygotowanie plików do importu do Deweloperskiego Funduszu Gwarancyjnego. Umożliwia także prowadzenie harmonogramów płatności powiązanych z postępem budowy, rozliczanie transz i odsetek, obsługę zmian lokatorskich oraz rejestrowanie odbiorów i usterek. Dzięki temu informacje potrzebne różnym działom są dostępne w jednym miejscu.

Wsparcie w realizacji obowiązków związanych z jawnością cen. VoxDeveloper automatyzuje publikację danych o cenach lokali na dane.gov.pl oraz aktualizację cen i ich historii na stronie internetowej. Aktualizacje wynikające ze zmian przepisów w zakresie standardowych funkcji wprowadzamy w ramach abonamentu, z uwzględnieniem terminów wejścia zmian w życie.

Rozliczenia dopasowane do skali działalności. Nie naliczamy dopłat za użytkowników ani kolejne inwestycje. Lokale po upływie 12 miesięcy od odbioru nie zwiększają abonamentu, a przy braku lokali w obsłudze obowiązuje minimum utrzymaniowe.

Wsparcie podczas wdrożenia i dalszej pracy. Dedykowany opiekun pomaga Państwa zespołowi przejść przez import danych, szkolenia i pierwsze tygodnie korzystania z CRM. Po wdrożeniu do dyspozycji pozostaje dział wsparcia. Propozycje użytkowników wykorzystujemy przy planowaniu rozwoju systemu.

Dostęp do danych również poza biurem. Aplikacja mobilna na Androida i iPhone’a ułatwia pracę w terenie. Aplikacja do odbiorów pozwala rejestrować informacje także w trybie offline. Dane przechowujemy w centrach danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i wykonujemy codzienne kopie zapasowe. Zasady przekazania danych po zakończeniu współpracy określa umowa.

Przed wyborem systemu warto określić potrzeby poszczególnych działów oraz procesy, które chcą Państwo usprawnić. Pomocne przykłady zastosowań publikujemy w bazie dobrych praktyk dla deweloperów.

Czy koszt CRM zależy od liczby inwestycji lub użytkowników?

Nie. W każdym pakiecie liczba kont użytkowników jest nieograniczona. Dodanie kolejnej osoby lub inwestycji nie wiąże się z odrębną opłatą. Dzięki temu z CRM mogą korzystać wszystkie zaangażowane działy – sprzedaż, marketing, księgowość, obsługa posprzedażowa i zarząd.

Na wysokość abonamentu wpływają wybrany pakiet, liczba lokali w obsłudze oraz tryb płatności. Nowa inwestycja może zwiększyć koszt systemu, jeśli wprowadzenie jej lokali spowoduje przekroczenie progu danego pakietu. Nie jest to jednak opłata za samą inwestycję.

Jak przebiega wdrożenie CRM dla deweloperów?

Wdrożenie organizujemy tak, aby Państwa zespół mógł rozpocząć pracę na własnych danych. Proces obejmuje kilka etapów:

1. Przygotowanie i import danych. Wprowadzamy cenniki oraz karty lokali, a następnie przygotowujemy bazę do pracy.
2. Konfigurację systemu. Tworzymy konta użytkowników i podłączamy uzgodnione źródła zapytań klientów.
3. Udostępnienie CRM i szkolenia. Przekazujemy Państwu dostęp do systemu oraz pokazujemy praktyczne zastosowanie jego funkcji.
4. Weryfikację danych i działania systemu. Po udostępnieniu CRM mają Państwo 14 dni na testy funkcjonalne i sprawdzenie zaimportowanych informacji. W tym czasie mogą Państwo zgłaszać uwagi, które analizujemy i wprowadzamy odpowiednie poprawki.

Opiekun wdrożenia pomaga ustalić kolejność działań i odpowiada na pytania zespołu. Przy standardowym zakresie uruchomienie systemu i rozpoczęcie pracy często zajmuje kilka dni.

Jak wygląda wsparcie techniczne i rozwój systemu?

Zapewniamy wsparcie telefoniczne i e-mailowe. Na etapie wdrożenia współpracują Państwo z dedykowanym opiekunem, który pomaga w imporcie danych, szkoleniach i pierwszych tygodniach pracy. Późniejsze zgłoszenia obsługuje nasz dział wsparcia.

Zgłoszenia klasyfikujemy według ich wagi. Czasy reakcji i usunięcia błędów określa umowa, dzięki czemu znają Państwo zasady obsługi serwisowej.

System stale rozwijamy, uwzględniając zmiany przepisów oraz potrzeby użytkowników. Aktualizacje standardowych funkcji udostępniamy w ramach abonamentu. Indywidualne modyfikacje, wykraczające poza ten zakres, podlegają odrębnej analizie i wycenie.

Instrukcje i opisy funkcji znajdą Państwo w bazie wiedzy voxCRM. Przykłady organizacji procesów sprzedażowych i posprzedażowych udostępniamy również w bazie dobrych praktyk.

Jak otrzymają Państwo dane po zakończeniu współpracy?

Zasady zwrotu danych zapisujemy w umowie licencyjnej. W terminie 7 dni roboczych od zakończenia współpracy, bez dodatkowej opłaty, przekazujemy:

• pełną bazę danych w zaszyfrowanym pliku SQL;
• dokumenty w plikach PDF lub w ich oryginalnych formatach;
• dane klientów w pliku CSV lub XLS.

Dostęp do kopii bazy jest możliwy również w trakcie współpracy. Na Państwa wniosek, raz w miesiącu, udostępniamy ją w postaci zaszyfrowanego pliku SQL.

Dane przechowujemy w centrach danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a ich transmisja jest szyfrowana.

Jakie dodatkowe koszty mogą wiązać się z korzystaniem z CRM?

Podstawowe koszty obejmują abonament oraz jednorazową opłatę za wdrożenie i szkolenia. Nie naliczamy dopłat za kolejnych użytkowników ani dodatkowe inwestycje. Aktualizacje wynikające ze zmian przepisów w zakresie standardowych funkcji są wliczone w abonament.

Odrębnej wycenie podlegają zamówienia wykraczające poza standardowy zakres systemu, w tym:

• indywidualne raporty, nowe funkcje i modyfikacje istniejących rozwiązań;
• integracje z systemami zewnętrznymi, w tym finansowo-księgowymi i ERP;
• podwyższone parametry bezpieczeństwa w opcji Enterprise.

Przed rozpoczęciem takich prac przygotowujemy analizę zakresu, wycenę i termin realizacji. Zamówienie realizujemy po Państwa akceptacji.

Przykładowo koszt indywidualnego raportu zwykle nie przekracza 2 000 zł netto, a jego przygotowanie zajmuje zazwyczaj do 2–3 tygodni. Jest to opłata jednorazowa, a gotowy raport pozostaje dostępny w systemie. Ostateczna cena i termin zależą od zakresu zamówienia.

Utrzymanie integracji zewnętrznej może wiązać się z odrębną opłatą miesięczną. Jej wysokość i zakres ustalamy w ramach wyceny integracji.

Ile kosztuje CRM w wersji PRO lub rozwiązanie indywidualne?

Pakiet PRO obejmuje do 150 lokali w obsłudze. Jego cena wynosi 2 900 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej lub 3 540 zł netto przy płatności miesięcznej.

Powyżej 150 lokali do miesięcznej stawki PRO doliczamy 7 zł netto za każdy kolejny lokal przy płatności rocznej lub 9 zł netto przy płatności miesięcznej. Dla firm obsługujących ponad 600 lokali stawkę za lokal ustalamy indywidualnie.

Jeśli potrzebują Państwo niestandardowych funkcji lub integracji, przygotowujemy osobną ofertę. Przed wyceną analizujemy procesy w firmie, zakres modyfikacji, dane do importu oraz wymagania dotyczące wymiany informacji z innymi programami.

Jako twórcy oprogramowania możemy modyfikować system i dostosowywać go do uzgodnionych potrzeb Państwa organizacji, również w zakresie współpracy z już używanymi narzędziami.

Jakie integracje oferuje CRM dla deweloperów i czy można dostosować go do potrzeb firmy?

Tak. Oprogramowanie CRM VoxDeveloper można połączyć z narzędziami wykorzystywanymi w marketingu, sprzedaży, rozliczeniach i obsłudze klientów. Zakres integracji ustalamy na podstawie potrzeb Państwa firmy i możliwości technicznych współpracujących systemów.

Strona internetowa i dane.gov.pl. System automatyzuje aktualizację danych lokali na stronie dewelopera oraz publikację danych na dane.gov.pl. Funkcje te wspierają realizację obowiązków związanych z jawnością cen. Szczegóły opisujemy w artykule Ustawa o jawności cen – praktyczny przewodnik dla deweloperów.

Marketing i pozyskiwanie klientów. Dostępne są integracje z portalami nieruchomości, formularzami na stronach internetowych, narzędziami typu live chat, wysyłką SMS oraz platformami automatyzacji marketingu. System wspiera również współpracę z pośrednikami. Pozwala to gromadzić zapytania z różnych źródeł i prowadzić dalszą obsługę w CRM.

Banki i rozliczenia. Importer wyciągów bankowych umożliwia wczytywanie danych o wpłatach, w tym z rachunków powierniczych, w obsługiwanych formatach. Ułatwia to przypisywanie płatności do klientów i kontrolowanie rozliczeń.

Systemy księgowe, ERP i KSeF. VoxDeveloper umożliwia eksport danych kontrahentów i faktur do programów księgowych oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Bardziej zaawansowane połączenia z oprogramowaniem księgowym lub ERP realizujemy jako odrębnie wyceniane modyfikacje, z wykorzystaniem API do wymiany danych między systemami.

Poczta, kalendarze i systemy zarządzania treścią. CRM można również integrować z pocztą elektroniczną, kalendarzami mobilnymi oraz systemami CMS, które służą do zarządzania stronami internetowymi. Ułatwia to dostęp do korespondencji, terminów i aktualnych informacji o ofercie.

Jak policzyć frekwencję na spotkaniach z klientami?

Liczbę spotkań, które się odbyły, dzieli się przez liczbę wszystkich umówionych, których termin już minął. Odwołane zostają w tej drugiej liczbie, spotkania zaplanowane na przyszły tydzień jeszcze nie. Kłopot zaczyna się zwykle wcześniej: po terminie nikt nie zmienia w systemie statusu z „umówione” na „odbyte” albo „nieobecność” i nie ma z czego liczyć. Dlatego w voxCRM statusy spotkań są osobne, a odwołanie i nieobecność to dwie różne pozycje. Pełny opis, razem z procedurą potwierdzania terminów, znajduje się w artykule o frekwencji na spotkaniach w sprzedaży mieszkań.

Dlaczego marketing i sprzedaż podają inną konwersję z tych samych danych?

Bo dzielą tę samą liczbę umów przez co innego. Marketing najczęściej przez wszystkie zapytania, sprzedaż przez klientów, którzy dotarli na spotkanie. Z 38 umów wychodzi wtedy raz 8,5 %, a raz 22,4 % i obie liczby są poprawne. Spór na odprawie kończy się w momencie, gdy przy każdym procencie stoi „z czego”. Raport lejka w voxCRM podaje przy każdym etapie zarówno liczbę klientów, jak i odsetek, więc nie trzeba tego dopisywać ręcznie. Więcej w artykule o tym, jak czytać konwersję w raportach sprzedaży.

Więcej informacji o możliwościach systemu CRM dla deweloperów znajdą Państwo w naszej bazie wiedzy.

Zapraszamy do kontaktu w sprawie prezentacji VoxDeveloper. Pokażemy Państwu funkcje przydatne w codziennej pracy i pomożemy dobrać pakiet do liczby lokali oraz potrzeb zespołu.