CRM oprogramowanie — 6 sygnałów świadczących o potrzebie wdrożenia CRM
Programy CRM, choć nie są nowym rozwiązaniem, w ostatnich latach coraz bardziej zyskują na popularności w nowoczesnych firmach. Mimo dostępności wielu źródeł opisujących funkcje i możliwości, jakie zyskujemy dzięki wdrożeniu oprogramowania, nadal wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo system może usprawnić codzienne działania firmy.
Spis treści:
1. Co to jest program CRM i jakie są korzyści wynikające z jego funkcji i możliwości?
- Coraz częściej zdarza się, że twoja firma traci potencjalne szanse sprzedażowe? Przegapione możliwości i wyzwania związane z utrzymaniem klienta.
- Nadmierne obciążenie administracyjne — "Papierkowa robota" zaczyna dominować, a dane przechowywane są w wielu miejscach?
- Problemy z dostępem do aktualnych informacji — Jak działa komunikacja wewnętrzna Twojej firmy?
- Konwersja leadów nie przynosi oczekiwanych rezultatów? Właściwie wykorzystywany system CRM pozwoli na efektywne zarządzanie leadami.
- Rutynowe powtarzalne zadania i zdarzenia spowalniają Twoją firmę. Poznaj zalety i możliwości automatyzacji systemów CRM
- Problemy z przestrzeganiem przepisów dotyczących danych? Wdrożenie oprogramowania odpowiadającego na wymagania i regulacje prawne
4. Ile kosztuje system CRM? Poznaj wszystkie koszty oprogramowania
Co to jest program CRM i jakie są korzyści wynikające z jego funkcji i możliwości?
Branża nieruchomości to sektor, który w dużym stopniu opiera się na relacjach z klientami. Zapytania, odpowiednia prezentacja oferty deweloperów, podpisanie umowy, odbiór nieruchomości, obsługa posprzedażowa – każda interakcja stanowi szansę na budowanie i wzmacnianie relacji. Rozwiązania CRM wspierają procesy opierające się na relacjach klient-firma, dostarczając funkcje i możliwości niezbędne dla wielu działów – marketingu, sprzedaży, obsługi klientów, obsługi posprzedażowej, księgowości, a nawet zarządu.
Co to jest CRM? Wyobraźmy sobie miejsce, gdzie wszystkie niezbędne dane i narzędzia potrzebne do codziennej pracy i efektywnej obsługi klienta – takie jak dane dotyczące klientów, historia kontaktów, baza nieruchomości czy narzędzia do tworzenia ofert – zgromadzone są w jednym miejscu. To właśnie idea stojąca za filozofią CRM. Procesy CRM zapewnią również spójność działań i komunikacji, co jest podstawą skutecznego zarządzania relacjami z klientami.
Dla kogo jest program Customer Relationship Management? Dlaczego warto wdrożyć system CRM w Twojej firmie?
Wdrożenie oprogramowania CRM (system zarządzania relacjami z klientami), często kojarzy się z dodatkowymi zadaniami administracyjnymi i zmianą obecnych procesów, przez co wiele firm odkłada etap wdrożenia i czeka na idealny moment.
Wiele organizacji zastanawia się, czy to już czas na wdrożenie systemu CRM, czy jeszcze warto poczekać. Z czasem jednak, gdy bazy danych stają się chaotyczne z powodu nadmiaru informacji, doradcy zapominają o ważnych terminach, a wskaźnik konwersji leadów spada, pojawia się świadomość potrzeby zmiany. Tutaj sprawdzi się stwierdzenie, że lepiej zrobić coś za wcześniej niż za późno. Dobrze jest więc przyjąć konkretne „momenty przełomowe”, które będą jasną informacją, że warto zacząć myśleć o wdrożeniu oprogramowania CRM. Jakie dokładnie sytuacje mogą oznaczać, że to już czas, aby skorzystać z funkcjonalności systemów CRM dla firm deweloperskich?
1. Coraz częściej zdarza się, że twoja firma traci potencjalne szanse sprzedażowe? Przegapione możliwości i wyzwania związane z utrzymaniem klienta
W branży nieruchomości, gdzie szybkość reakcji, jakość obsługi klienta i personalizacja kontaktu są kluczowe, łatwo jest stracić potencjalną transakcję. Utrata potencjalnych klientów, może wynikać z braku odpowiedniego follow-upu, niezorganizowanego procesu sprzedaży czy zarządzania zadaniami. Jeśli Twój zespół sprzedaży często gubi ważne kontakty, nie odpowiada na zapytania w odpowiednim czasie, lub zapomina o spotkaniach, to jasne sygnały, że procesy zarządzania relacjami z klientami wymagają usprawnienia.
Odpowiednio wdrożone oprogramowanie CRM umożliwia nie tylko automatyzację zarządzania danymi klientów, ale także oferuje narzędzia analizy danych, które pomagają w śledzeniu kontaktów i szans sprzedażowych. Umożliwia to lepiej zarządzać interakcjami z klientami, przewidywać ich potrzeby i dostosowywać komunikację. System CRM pozwala na systematyczne przypominanie o ważnych działaniach, które należy podjąć, zapewniając, że żadna szansa sprzedaży nie zostanie przeoczona. Właściwie wykorzystywany system i jego główne funkcjonalności mogą przekształcić wyzwania związane z utrzymaniem klienta w możliwości budowania długotrwałych relacji, co w branży nieruchomości jest kluczowe dla sukcesu i zadowolenia klientów.
2. Nadmierne obciążenie administracyjne — "Papierkowa robota" zaczyna dominować, a dane przechowywane są w wielu miejscach?
Gdy działania administracyjne zaczynają przeważać nad kluczowymi zadaniami w firmach deweloperskich, agencjach, czy biurach nieruchomości, efektywność pracy spada, a proces obsługi klienta się wydłuża. Ręczne wprowadzanie informacji, przeszukiwanie archiwów papierowych i wielu baz w poszukiwaniu danych dotyczących klientów lub transakcji staje się czasochłonne i podatne na błędy. Baza danych CRM staje się kluczowym narzędziem do centralizacji informacji, organizacji pracy i automatyzacji procesów. System CRM pozwala zastąpić arkusze kalkulacyjne i fizyczne teczki, tworząc jedno, łatwo dostępne źródło informacji dla całego zespołu. Dzięki temu różne działy firmy mają dostęp do aktualnych informacji z każdego miejsca i urządzenia.
Zautomatyzowane procesy, jakie oferuje system, mogą znacząco zmniejszyć czas poświęcany na ręczną administrację, ewidencję kontaktu czy zarządzanie danymi pozwalając pracownikom skupić się na działaniach o większej wartości, takich jak obsługa klienta czy zarządzanie sprzedażą. Wdrażanie CRM to krok w kierunku usprawnienia procesów biznesowych, zmniejszenia ryzyka błędów, a także zwiększenia ogólnej produktywności i konkurencyjnej przewagi firmy.
3. Problemy z dostępem do aktualnych informacji — Jak działa komunikacja wewnętrzna Twojej firmy?
Skuteczna komunikacja wewnętrzna jest fundamentem każdej organizacji. Kiedy pracownicy nie mają dostępu do najnowszej bazy danych klientów czy informacji o transakcjach, zaktualizowanych przez inne działy, lub gdy muszą korzystać z wielu różnych systemów do uzyskania pełnego obrazu sytuacji klienta, pojawiają się problemy. Takie przeszkody mogą prowadzić do nieporozumień i błędów, obniżając jakość obsługi klienta i wydłużając czas reakcji na zapytania. Wprowadzenie systemu CRM rozwiązuje te problemy, umożliwiając szybki i łatwy dostęp do aktualnych informacji.
Dzięki przechowywaniu danych w systemie każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnej bazy danych klientów i transakcji w czasie rzeczywistym, co ułatwia współpracę, komunikację wewnętrzną i przekazywanie zadań między działami. Niezależnie od tego, czy chodzi o aktualizowanie statusu leadów, udostępnianie dokumentacji, czy koordynację spotkań, system CRM wspiera sprawną wymianę informacji, eliminując zbędne opóźnienia i nieporozumienia. Zespół może szybciej zaspokoić rosnące potrzeby klientów i efektywniej zarządzać swoimi obowiązkami, co jest kluczowe w branży, gdzie szybkość i dokładność informacji przekłada się na wyniki sprzedaży.
Aby jeszcze skuteczniej ułatwić dostęp do danych, warto wybrać CRM w chmurze z aplikacją mobilną. Chmurowy system CRM online zapewnia dostęp do kluczowych informacji z dowolnego urządzenia, bez potrzeby instalowania oprogramowania, a aplikacja CRM na urządzenia mobilne ułatwi pracę np. w przypadku prezentacji czy odbioru nieruchomości lub obsługi usterek przez dział techniczny.
4. Konwersja leadów nie przynosi oczekiwanych rezultatów? Właściwie wykorzystywany system CRM pozwoli na efektywne zarządzanie leadami
Zarządzanie leadami powinno być procesem płynnym i skutecznym, którego głównym celem jest przekształcenie zainteresowania w konkretną transakcję. Jednak gdy pracownicy tracą kontrolę nad leadami, a proces konwersji staje się chaotyczny, to sygnał, że obecny system zarządzania leadami wymaga natychmiastowej poprawy i odpowiedniego uporządkowania. Wdrożenie systemu CRM pozwala na automatyzację procesu zarządzania potencjalnymi klientami oraz segmentację leadów według różnych kryteriów, takich jak status, źródło pochodzenia czy preferencje dotyczące nieruchomości. To z kolei pozwala na stworzenie spersonalizowanych ścieżek komunikacji i procesów sprzedażowych, a dział marketingu może precyzyjne targetować swoje działania.
System CRM umożliwia także ewidencję kontaktu, monitorowanie interakcji z klientami oraz historii zapytań. Analityczne narzędzia CRM umożliwiają ocenę skuteczności różnych strategii konwersji oraz tych, które wymagają modyfikacji. Wykorzystując możliwości analityczne, jakie daje system CRM, można nie tylko zwiększyć efektywność sprzedaży nieruchomości, ale także optymalizować procesy i kampanie marketingowe czy dostosować ofertę do aktualnych trendów rynkowych. Dodatkowo dzięki narzędziom CRM z funkcją automatyzacji możemy otrzymywać przypomnienia o konieczności kontaktu z klientem, zwiększając tym samym szanse na utrzymanie jego zainteresowania i zamknięcie sprzedaży. Jeśli nie wiesz, kiedy i dlaczego tracisz potencjalnych klientów, a twój proces sprzedaży staje się chaotyczny i niezorganizowany — to czas, aby skutecznie wdrożyć dobry system CRM. W rezultacie funkcje oprogramowania CRM mogą stać się głównym narzędziem w rękach agentów nieruchomości, nie tylko poprawiając konwersję, ale także pomagając w budowaniu długotrwałych relacji z klientami.
5. Rutynowe powtarzalne zadania i zdarzenia spowalniają Twoją firmę. Poznaj zalety i możliwości automatyzacji systemów CRM
Rutynowe obowiązki mogą znacznie spowalniać działalność firmy, odciągając zespół od strategicznych działań. Gdy pracownicy poświęcają dużo czasu na gromadzenie danych, dodawanie ofert czy uzupełnianie umów, to znak, że potrzebne jest oprogramowanie, które usprawni te procesy. Wiele codziennych zadań możemy zautomatyzować dzięki odpowiedniemu wdrożeniu i konfiguracji programu CRM.
Jakie konkretne działania możemy zautomatyzować dzięki narzędziom, które system oferuje?
- Leady: Program CRM automatycznie pobiera zapytania z portali zewnętrznych, przyspieszając czas pierwszego kontaktu. Dodatkowo jeśli zapytanie pochodzi od istniejącego klienta, system powiąże go z jego kontem.
- Kontakt z klientem: Funkcje systemu CRM oferują wiele możliwości automatyzacji kontaktu z klientem. Jakie narzędzia możemy wykorzystać? Automatyczne wysyłanie przypomnień o spotkaniach lub zbliżających się płatnościach, zintegrowana poczta elektroniczna, grupowa wysyłka SMS lub mail, moduł newsletter czy elastyczne formularze.
- Zarządzanie kontaktami: Dzięki systemowi CRM znacznie przyśpieszysz i lepiej zorganizujesz zarządzanie kontaktami. Dodając klienta, mamy możliwość wybrać odpowiednią klasyfikację i umieścić dokładne preferencje — zautomatyzuje to tworzenie spersonalizowanych ofert. Wbudowana wyszukiwarka w zaledwie kilka sekund umożliwia wyszukiwanie klientów za pomocą dostępnych filtrów np. o konkretnym statusie, poszukujących nieruchomości w konkretnej lokalizacji lub do określonej kwoty. Funkcjonalności CRM oferują również działania grupowe na wybranych klientach. Zaznaczamy interesujące nas pozycje, a następnie możemy wykonać takie działania jak np. dodanie notatki, zmiana statusu, zakończenie klienta, zmiana doradcy czy dodanie klasyfikacji.
- Aktualizacja i eksport danych lokali: Integracja systemu CRM z portalami ogłoszeniowymi sprawia, że dane przechowywane w bazie CRM mogą być automatycznie eksportowane na portale takie jak Otodom.pl, OLX czy Obido.pl. Dodatkowo zmiany wprowadzone w systemie np. cena, aktualizowane są również w opublikowanych ofertach. Zautomatyzowane procesy minimalizują potrzebę wprowadzania lub aktualizowania tych samych danych w kilku miejscach co znacznie oszczędza czas zespołu.
- Generowanie dokumentów i raportów: Wypełnianie dokumentów wymaga skupienia i narażone jest na błędy. A co gdyby z pomocą funkcjonalności systemów CRM zautomatyzować procesy wypełniania dokumentów? Jedną z głównych zalet oprogramowania CRM jest możliwość tworzenia, automatycznego wypełniania i sprawnego wysyłania różnorodnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, akty notarialne, wnioski czy oświadczenia. Programy CRM pozwalają tworzyć i przechowywać predefiniowane szablony, które są automatycznie uzupełniane danymi klientów i inwestycji. Oprócz różnego rodzaju szablonów możemy również tworzyć raporty, które są generowane automatycznie na podstawie gromadzonych w wydajnym systemie CRM danych.
Dzięki systemowi CRM działania zespołu są bardziej opłacalne — zamiast wykonywania żmudnych zadań skupia się na bezpośrednim kontakcie z klientem i negocjowaniu umów, co jest kluczowe dla zwiększenia obrotów firmy. W dodatku automatyzacja systemu CRM zwiększa nie tylko efektywność operacyjną, ale także zmniejsza ryzyko błędów, które mogą być kosztowne i szkodliwe dla wizerunku firmy.
6. Problemy z przestrzeganiem przepisów dotyczących danych? Wdrożenie oprogramowania odpowiadającego na wymagania i regulacje prawne
Przepisy i regulacje prawne np. dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak RODO, stanowią wyzwanie dla firm działających na rynku nieruchomości, wymagając zgodnego zarządzania i bezpieczeństwa danych. Mogą prowadzić nie tylko do surowych kar finansowych, ale także do utraty zaufania klientów. W tym kontekście odpowiedni system CRM może stanowić skuteczne rozwiązanie. Wdrożenie oprogramowania CRM zgodnego z aktualnymi wymaganiami prawnymi minimalizuje ryzyko naruszeń i kar. Najlepsze programy CRM oferują funkcje zwiększające bezpieczeństwo i szyfrowanie danych, zaawansowane zarządzanie uprawnieniami użytkowników, możliwość integracji z np. deweloperskim funduszem gwarancyjnym czy uwzględniają charakterystykę energetyczną nieruchomości.
Jak wybrać odpowiedni CRM dla firm z branży nieruchomości? Różnice między CRM w modelu SaaS a on-premise, integracje systemu i główne funkcjonalności
Powyższe przykłady przedstawiają sytuacje, jak działalność w branży nieruchomości może być utrudniona bez posiadania odpowiedniego systemu informatycznego CRM. Aby sprostać wyzwaniom i zapewnić ciągły rozwój przedsiębiorstwa, kluczowe jest wybranie systemu CRM, wyposażonego w odpowiednie funkcje oraz spełniającego aktualne potrzeby. Analizując i porównując wybrane funkcje, jakie oferują dostawcy systemu CRM, powinno się wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów.
- Co to znaczy CRM w modelu SaaS lub on-premise? Rozwiązanie SaaS to chmurowy system, który zapewnia elastyczność, skalowalność i dostęp z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Jest to idealny system ze względu na niższy koszt początkowy, szybsze wdrożenie oraz brak potrzeby posiadania własnej infrastruktury IT. Dostawcy chmurowego systemu CRM zapewniają automatyczne aktualizacje i dbają o bezpieczeństwo przechowywanych danych. Korzyści z wdrożenia mobilnego systemu CRM uwzględniają wszystkie departamenty firm. Z pomocą aplikacji CRM doradcy mają dostęp do danych podczas prezentacji lub odbioru nieruchomości, z kolei dział techniczny otrzymuje wsparcie systemu podczas rozwiązywania zgłoszeń serwisowych. Co to jest model on -premise? To oprogramowanie zainstalowane bezpośrednio na serwerach firmy. Jest to opcja dla przedsiębiorstw, które wymagają indywidualnych rozwiązań, dysponują odpowiednimi zasobami IT i mogą pozwolić sobie na wyższe koszty wdrożenia i utrzymania systemu.
- Integracje systemu CRM: A co jeśli sam system CRM nie wystarcza? Zanim zdecydujesz się zakupić oprogramowanie, istotne jest porównanie dostępnych integracji systemu CRM oferowanych przez różnych dostawców. Zintegrowanie systemu z używanymi do tej pory narzędziami jest niezbędne do pełnego wykorzystania jego potencjału. Dobry CRM umożliwia firmom bezproblemową współpracę z innymi programami, w tym platformami księgowymi, marketingowymi, systemami ERP, pocztą elektroniczną, bramkami SMS czy nawet z narzędziami sztucznej inteligencji. Integracje te pozwalają na połączenie wspólnych funkcji, usprawnienie procesów oraz zapewnienie płynnego przepływu informacji między różnymi działami firmy.
- Główne funkcjonalności i korzyści z oprogramowania: W systemach CRM znajdziesz różnorodne funkcje, moduły i narzędzia. Aby jednak wdrożyć system CRM z sukcesem, niezbędne jest wykonanie dokładnej analizy przedwdrożeniowej. Określenie konkretnych wymagań dotyczących funkcjonalności pozwoli na dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Po co wdrażać w firmie system CRM, który nie posiada funkcjonalności, których potrzebujemy lub płacić za zbędne moduły? Możliwości systemu CRM dla deweloperów i firm z branży nieruchomości powinny obejmować zarządzanie kontaktami i leadami, automatyzację procesów sprzedażowych, narzędzia wspierające dział marketingu, rozliczenia, obsługę klienta oraz analizy i raportowanie. Zaawansowane systemy CRM oferują również funkcje takie jak integrację z portalami ogłoszeniowymi czy narzędzia do wirtualnych prezentacji nieruchomości.
Warto pamiętać, że choć dobry program CRM jest niezwykle wszechstronnym narzędziem, to jednak nie jest on zaprojektowany do realizacji wszystkiego. Poszukiwanie oprogramowania CRM, które w pełni zastąpi systemy ERP, księgowość czy narzędzia do automatyzacji marketingu, może prowadzić do rozczarowań, ponieważ każde z tych systemów zostało stworzone do spełniania określonych, specjalistycznych zadań. Dzięki CRM firma jest w stanie wesprzeć współpracujące oprogramowania, przy pomocy integracji i płynnemu przepływowi danych — np. programy księgowe, systemy ERP czy marketing automation — lecz nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla wszystkich aspektów działalności biznesowej. Podczas wyboru rodzaju oprogramowania warto szukać rozwiązania, które doskonale integruje się z istniejącymi systemami i procesami w firmie, oferując uzupełnienie i wsparcie, a nie próbę zastąpienia specjalistycznych narzędzi. Taki podejście pozwala na maksymalizację efektywności operacyjnej i zapewnia, że każdy aspekt działalności firmy jest odpowiednio zarządzany przez dedykowane oprogramowanie.
Ile kosztuje system CRM? Poznaj wszystkie koszty oprogramowania
Koszt systemu jest jednym z aspektów, który należy rozważyć podczas wyboru odpowiedniego rozwiązania dla firmy. Czynniki wpływające na koszt oprogramowania obejmują zarówno wydatki początkowe, jak i bieżące. Do początkowych kosztów zaliczamy konfigurację działania systemu CRM, dostosowanie integracji oraz szkolenia dla użytkowników. Koszty bieżące to przede wszystkim opłaty abonamentowe za korzystanie z oprogramowania, ewentualne zmiany czy indywidualne zamówienia. Cena abonamentu może być również uzależniona od liczby użytkowników lub inwestycji.
Jednym z nowoczesnych systemów w modelu SaaS jest CRM VoxDeveloper, stworzony dla deweloperów i sektora nieruchomości — dzięki wieloletniemu doświadczeniu i współpracy z największymi firmami z branży nieruchomości w Polsce doskonale rozumiemy specyfikę rynku i zapewniamy sprawdzone praktyki. Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM VoxDeveloper?
Licencje systemu VoxCRM objęte są stałą ceną abonamentu, w wersji PRO jest ona niezależna od liczby inwestycji czy użytkowników. Dążymy do zapewnienia jak największej wartości z wykorzystania systemu w Państwa firmie, dlatego zachęcamy do współpracy wszystkich pracowników oraz działy. Wdrożenie systemu CRM to jednorazowy koszt wynoszący 1900 zł netto. W tej cenie uwzględniamy między innymi import danych, około 6 godzin szkoleń dla użytkowników oraz wsparcie w zakresie integracji np. z Państwa stroną www czy portalami nieruchomości.
Po wdrożeniu, oprócz stałego miesięcznego abonamentu, nie naliczamy żadnych ukrytych kosztów. Oferujemy jednak możliwość realizacji dodatkowych zamówień, które są wyceniane indywidualnie. Dla firm wymagających bardziej spersonalizowanych rozwiązań przygotowujemy ofertę systemu CRM dostosowanego do konkretnych potrzeb.
Zapraszamy do kontaktu – oferujemy bezpłatne konsultacje dotyczące analizy przedwdrożeniowej systemu voxCRM w Państwa firmie. Nasz zespół pomoże dobrać rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb i specyfiki Państwa przedsiębiorstwa, zapewniając maksymalne korzyści z wdrożenia.