Baza danych CRM. Jakich informacji dostarcza obsługa procesów w systemie CRM?

Spis treści:

1. Oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management) - Lejek sprzedażowy

2. Wdrażanie CRM, dostępność danych i kontrola wewnętrznych procesów w firmie 

3. Podstawa CRM z bazą danych? Zwiększenie poziomu obsługi i satysfakcji klientów

4. Korzyści z wdrożenia filozofii CRM? Zachowanie ciągłości procesów i danych w obliczu zmian

5. System CRM marketing i analiza danych

6. Odpowiednie oprogramowanie dla firmy deweloperskiej? Mobilny CRM

Każda firma niezależnie od swojej wielkości i branży, w której działa, w mniejszym lub większym stopniu zobowiązana jest do utrzymywania dobrych relacji z klientami oraz skutecznego zarządzania kontaktami.

Customer Relationship Management (CRM) to zgodnie z definicją informatyczny system przeznaczony do zarządzania relacjami z klientami. Filozofia CRM i korzyści z jej poprawnego wdrożenia sięgają jednak znacznie dalej.

Działanie systemu CRM to strategia biznesowa ukierunkowana na przewidywanie, rozumienie i reagowanie na potrzeby obecnych oraz potencjalnych klientów. Jej celem jest budowanie długotrwałych i wartościowych relacji oraz maksymalizację wartości, jaką odbiorcy przynoszą firmie. To nie tylko baza danych klientów, a kompleksowe rozwiązanie integrujące i automatyzujące różne obszary działalności przedsiębiorstwa. Od marketingu i sprzedaży, po obsługę posprzedażową oraz wsparcie ogólnego działania firmy.

Jakich dokładnie informacji dostarczają narzędzia i funkcjonalności CRM do sprzedaży nieruchomości? Jak wykorzystać efektywną bazę danych w celu usprawnienia działania firmy, oraz lepszego zarządzania relacjami z klientami? W dalszej części artykułu przyjrzymy się obszarom, w których narzędzia CRM oraz zintegrowana baza danych mogą dostarczyć cennych wskazówek, pomagając firmom zoptymalizować procesy biznesowe.

Oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management) — Lejek sprzedażowy

Lejek sprzedażowy to przydatne narzędzie, umożliwiające wizualizację wszystkich etapów procesu sprzedaży, od pierwszego kontaktu po finalizacje transakcji. Przedstawia ścieżkę, którą przechodzi klient, zaczynając od zainteresowania ofertą, przez budowanie zaufania i rozważania, aż po dokonanie zakupu. Odpowiednio przedstawiony lejek pokazuje, że im dalszy etap sprzedaży, tym mniejsza liczba potencjalnych klientów.

Nie jest to zwykła, dodatkowa funkcjonalność systemów CRM – to istotny mechanizm, który może istotnie wpłynąć na wzrost efektywności sprzedażowej i optymalizację procesów.

Nowoczesne rozwiązania CRM pozwalają na szczegółową analizę lejka sprzedaży oraz zrozumienie, w których momentach procesu sprzedaży dochodzi do największej utraty potencjalnych klientów. Na przykład moment, w którym znacząca liczba leadów z fazy zainteresowania nie przechodzi do etapu decyzyjnego, wskazuje na konkretne obszary, które wymagają poprawy. Może to obejmować konieczność ulepszenia materiałów informacyjnych, poprawy jakości obsługi klienta lub podejmowania dodatkowych działań.

Wdrażanie CRM, dostępność danych i kontrola wewnętrznych procesów w firmie 

Podczas gdy mniejsze przedsiębiorstwa zwykle nie mają problemów z nadzorem nad pracownikami, zarządzaniem dokumentami i informacjami oraz komunikacją wewnątrz organizacji średnie i duże firmy mogą natrafiać na różnego rodzaju trudności. Funkcjonalności systemów CRM znacząco wpływają na ogólną wydajność i działanie firmy, oraz organizację pracy poszczególnych zespołów. Brak dostępu do aktualnej bazy danych klientów, historii interakcji, bieżących transakcji czy aktualnych informacji o nieruchomościach może prowadzić do nieporozumień, co negatywnie wpływa na jakość obsługi klienta.

Program CRM dla biur nieruchomości i deweloperów, poprzez centralizację wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu, zapewnia dostęp do aktualnej bazy danych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu ułatwia organizację pracy i przekazywanie zadań, a także pomaga zapobiegać sytuacjom, takim jak na przykład podpisanie dwóch umów na tę samą nieruchomość z różnymi nabywcami.

Wprowadzenie systemu CRM przynosi również znaczne korzyści dla zarządu firmy. Zaledwie kilka kliknięć wystarcza, aby uzyskać szczegółowy wgląd w aktualne procesy sprzedaży, prowadzone działania, generowane przychody czy nieobecności pracowników – bez konieczności odwracania uwagi zespołu od codziennych obowiązków. Na tym jednak nie kończą się korzyści systemu CRM. Na postawie bogatej bazy danych możemy tworzyć analizy i raporty dotyczące leadów, klientów, sprzedaży nieruchomości, inwestycji oraz aktywności i działań firmy. Generowanie raportów możliwe jest dzięki wbudowanym narzędziom lub integracji systemu CRM z programami takimi jak PowerBI.

Podstawa CRM z bazą danych? Zwiększenie poziomu obsługi i satysfakcji klientów

W firmach deweloperskich i agencjach nieruchomości, które nie korzystają z rozwiązań CRM, dane i kontakty klientów często rozproszone są po różnych miejscach — od skrzynek mailowych po arkusze kalkulacyjne, pliki, dokumenty w formie papierowej, a nawet pamięć pracowników. Taka struktura może utrudniać znalezienie potrzebnych informacji oraz sprawia, że jest to czasochłonny proces.

Zrozumienie dokładnych potrzeb, preferencji i oczekiwań potencjalnych nabywców stanowi klucz do sukcesu transakcji. Odpowiednie zarządzanie bazą danych programu CRM umożliwia stosowanie bardziej spersonalizowanego podejścia, co z kolei pozwala na podniesienie poziomu obsługi klienta, budowanie zaufania i lojalności.

Systemy dla deweloperów pozwalają na przechowywanie i zarządzanie danymi klientów, które wykraczają poza podstawowe informacje kontaktowe. Baza danych CRM obejmuje źródło pochodzenia leada, historie interakcji i podejmowanych działań, przypisane umowy i dokumenty, różnego rodzaju zgody i formularze, zaplanowane aktywności, preferencje dotyczące nieruchomości oraz klasyfikacje. Pozwala to na tworzenie bardziej efektywnych strategii komunikacji oraz na bieżące dostosowywanie oferty do indywidualnych potrzeb klientów. Posiadając pełny obraz potencjalnego nabywcy, doradca jest w stanie zapewnić bardziej profesjonalną obsługę, opowiedzieć na indywidualne potrzeby i preferencje oraz utrzymać długoterminowe, wartościowe relacje z klientem. Dodatkowo odpowiednio uzupełniana baza danych CRM pozwala identyfikować i analizować wzorce zakupowe, co jest kluczowe dla zwiększenia sprzedaży i rozwoju firmy.

Wymagający uwagi jest również powracający klient w branży nieruchomości. Jego ponowny kontakt z firmą świadczy o dobrym wrażeniu, wysokim poziomie obsługi i zdobytym zaufaniu. CRM nieruchomości, przechowujący szczegółowe informacje o wcześniejszych interakcjach, preferencjach oraz historii zainteresowań nieruchomościami, umożliwia doradcom szybsze odnowienie relacji z klientem oraz lepsze dopasowanie oferty.

Jedną z przydatnych funkcji oferowanych przez oprogramowanie CRM dedykowanego branży nieruchomości jest moduł ankiet. VoxDeveloper umożliwia tworzenie spersonalizowanych ankiet zawierających pytania otwarte i zamknięte, które mogą być wykorzystywane do poznania preferencji potencjalnych klientów, opinii na temat przebiegu transakcji i procesu obsługi. Automatyzacje systemu CRM pozwalają na sprawne wysłanie wiadomości zawierających stworzone formularze, zbieranie odpowiedzi oraz przechowywanie ich w dedykowanym module. Poznanie opinii potencjalnych i obecnych klientów usprawni doskonalenie procesów sprzedażowych oraz zrozumienie potrzeb rynku.

Korzyści z wdrożenia filozofii CRM? Zachowanie ciągłości procesów i danych w obliczu zmian

Każda firma podczas swojego działania staje przed wyzwaniem, jakim jest rotacja pracowników. To naturalny proces, który niesie ze sobą pewne trudności dla pracodawców.

Jakie są główne wyzwania związane z odejściem pracowników?

1. Przestój w procesach: Nagłe odejście pracownika może spowodować opóźnienia w prowadzonych procesach sprzedaży oraz transakcjach.
2. Utrata informacji: Odejście pracownika często oznacza utratę cennych informacji, takich jak kontakty klientów, wygenerowane oferty, umowy i inne ważne dane.
3. Brak wiedzy o przebiegu działań: Firma może stracić informacje dotyczące spotkań, rozmów, negocjacji oraz podejmowanych działań, co utrudnia efektywną kontynuację relacji z klientami.
4. Wdrożenie nowego pracownika: Proces wdrożenia nowego pracownika może być czasochłonny i wymagać dużej ilości czasu oraz wysiłku ze strony zespołu.

Jak firma może radzić sobie z rotacją pracowników z pomocą funkcji oferowanych przez zaawansowane systemy CRM?

Wdrożenie systemu CRM w firmie deweloperskiej może stanowić pewnego rodzaju zabezpieczenie, które zapewnia ciągłość i dostępność kluczowych informacji. Dzięki regularnemu uzupełnianiu bazy danych CRM wszystkie istotne informacje są przechowywane w jednym miejscu, co minimalizuje ryzyko utraty danych wraz z odejściem pracownika. System umożliwia gromadzenie kontaktów klientów, historii działań, umów, ofert, korespondencji oraz harmonogramów płatności, co ułatwia kontynuację procesów biznesowych bez względu na zmiany w zespole. Dodatkowo możliwość dodawania notatek po wykonanych aktywnościach pozwala na pełne monitorowanie relacji z klientami oraz zapewnienie spójności działań, nawet w przypadku zmiany doradcy.

Funkcje systemu CRM umożliwiają również sprawne wyszukiwanie informacji za pomocą dostępnych filtrów, takich jak leady, klienci, rezerwacje, umowy, spotkania czy zaplanowane odbiory przypisane do konkretnego doradcy. Dodatkowo narzędzia CRM pozwalają na przepisanie wszystkich powiązanych danych pomiędzy użytkownikami. Doradca przejmujący obsługę poszczególnych procesów posiada ich pełny obraz i może szybciej odnaleźć się w nowej sytuacji.

Rotacja pracowników to nie tylko odejście części zespołu, ale również zatrudnienie nowych osób. Poprawne wdrożenie nowego pracownika jest kluczowe, ponieważ wpływa na jego efektywność oraz efekty pracy. W tym kontekście pomocne okazuje się wykorzystanie systemu CRM. Dzięki przechowywaniu wszystkich istotnych danych w jednej, zintegrowanej bazie danych, nowozatrudniona osoba nie traci czasu na przeglądanie dziesiątek arkuszy, plików czy papierowych dokumentów, aby zapoznać się z aktualną ofertą firmy czy obowiązującymi procesami.

System CRM marketing i analiza danych

Zaawansowane systemy CRM stanowią nie tylko podstawę zarządzania klientami, ale także cenne źródło wiedzy. Analiza informacji oraz ich prawidłowe wykorzystanie odgrywają kluczową rolę w podejmowaniu świadomych decyzji, poprawie skuteczności prowadzonych działań oraz strategii marketingowych.

Jak wykorzystanie systemu CRM i poprawne zarządzanie bazą danych wpływa na usprawnienie procesów i działań marketingowych w firmie deweloperskiej?

• Automatyzacja publikacji ofert oraz pozyskiwania zapytań to główna zaleta integracji systemu CRM z portalami nieruchomości, oraz platformami do pozyskiwania leadów. Dodatkowo umożliwia to analizę informacji, które portale generują najwyższy wskaźnik konwersji oraz które prowadzą do faktycznie zrealizowanych transakcji. Deweloper system VoxCRM oferuje różnorodne raporty dotyczące leadów, które ułatwiają ocenę efektywności działań. Dzięki nim możemy łatwo określić, ile leadów pochodzi z konkretnego portalu oraz ile z nich doprowadziło do konkretnych działań, takich jak spotkania, rezerwacje ustne czy podpisanie umowy. Raporty uwzględniają również działania indywidualnych doradców, co pozwala na ocenę skuteczności ich pracy.
• Analiza danych dotyczących poziomu zainteresowania inwestycjami, umożliwia identyfikację panujących trendów oraz nieruchomości najbardziej pożądanych przez potencjalnych nabywców. Zestawienie konkretnych lokali z ilością zapytań, utworzonych rezerwacji i podpisanych umów, umożliwia ocenę atrakcyjność poszczególnych nieruchomości pod względem lokalizacji, powierzchni, liczby pokoi czy ceny. Przechowywanie i zarządzanie danymi klientów pozwala również na określenie konkretnych grup klientów i wzorców zakupowych zainteresowanych inwestycjami o określonych parametrach.
• Możliwości systemu CRM obejmują również identyfikację obszarów wymagających poprawy. Inwestycja cieszy się dużym zainteresowaniem, ale zauważamy utratę potencjalnych klientów na etapie wysłania oferty nieruchomości? Może to sugerować, że oferta jest nieprawidłowo skonstruowana lub nasze działania nie są wystarczające. Konkretny doradca pozyskuje dużo kontaktów, ale jego wskaźnik konwersji na faktyczne podpisane umowy jest niski? Takie dane stanowią informację o konieczności poprawy konkretnych aspektów jego pracy.

Odpowiednie oprogramowanie dla firmy deweloperskiej? Mobilny CRM

Jak wybrać system CRM dla firmy deweloperskiej, aby był on odpowiedzią na specyficzne wymagania rynku? W branży nieruchomości wprowadzenie systemu CRM ma ogromne znaczenie dla efektywności i skuteczności działań oraz prowadzonych procesów. Na rynku dostępne są różnorodne rozwiązania, od uniwersalnych po dedykowane konkretnej branży. Sprzedaż i wynajem nieruchomości wiąże się z wieloma procesami oraz posiada specyficzne wymagania. Wybór uniwersalnego rozwiązania może okazać się niewystarczający w porównaniu do dedykowanego systemu CRM online wyposażonego w odpowiednie funkcje oraz spełniającego aktualne potrzeby branży.

VoxDeveloper to CRM w modelu SaaS (Software as a Service). Taki model oprogramowania sprawia, że aby wdrożyć system CRM nie ma konieczności inwestycji w serwery, specjalistyczne urządzenia czy zatrudniania administratorów IT. VoxCRM to nie tylko zarządzanie kontaktami i relacjami, ale także program do zarządzania nieruchomościami. Jest on kompleksowym wsparciem i narzędziem dla handlowca, umożliwiając skuteczną obsługę procesów, organizację pracy, zarządzanie dokumentami i rozliczeniami, publikację ofert czy nawet obsługę najmu. Korzyści systemu CRM dla deweloperów i branży nieruchomości obejmują również dostosowanie do wymagań i przepisów prawnych, takich jak Deweloperski Fundusz Gwarancyjny czy Świadectwo Charakterystyki Energetycznej. Aby działanie systemu CRM było w pełni dostosowane do pracy doradców, VoxDeveloper oferuje aplikację CRM, która umożliwia dostęp do kluczowych informacji, na przykład podczas prezentacji lub odbioru nieruchomości.

Planujesz wdrożyć system CRM? Zastanawiasz się, czy jest to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy? Nie wiesz, jak najlepiej przygotować się do tego procesu? Skontaktuj się z nami, a zespół VoxDeveloper odpowie na wszystkie Twoje wątpliwości, przeprowadzi bezpłatne konsultacje oraz przygotuje ofertę, która najlepiej odpowie na Państwa potrzeby. Zapraszamy do kontaktu.