Dostosowanie systemu do firmy czy odwrotnie? Pomoże analiza przedwdrożeniowa CRM

Spis treści:

1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa? Dopasuj procesy zarządzane poprzez CRM

2. Wpływ analizy przedwdrożeniowej na funkcjonalności w systemie CRM

Arkusze kalkulacyjne takie jak Excel oraz jego alternatywy (np. Google Sheets) są jednym z kluczowych narzędzi w kontekście zarządzania danymi oraz tworzenia prostych raportów. Chociaż usprawniają i w pewnym stopniu pomagają analizować wiele procesów, to przy pojawianiu się coraz to nowszych technologii, ich funkcje zaczęły być niewystarczające. Zarządzanie działalnością deweloperską to nie tylko przechowywanie i analizowanie danych dotyczących klientów, nieruchomości czy sprzedaży. To również złożone, wieloetapowe działania opierające się na kontakcie z klientami, odpowiednio zaplanowane strategie marketingowe, personalizowanie ofert, trwające nawet miesiącami rozliczenia, a także obsługa posprzedażowa — wszystko to związane z koniecznością utrzymania długotrwałych relacji z klientami.

Na początkowym etapie działalności firmy, użycie arkusza kalkulacyjnego może wydawać się wystarczające i tak często jest. Jednak w miarę rozwoju firmy, wzrostu liczby sprzedawanych mieszkań, zainteresowanych klientów oraz obsługiwanych usterek na sprzedanych lokalach pojawiają się coraz liczniejsze trudności. Dokumentów i danych jest coraz więcej, a ograniczenia narzędzia, jakim jest Excel, zaczynają hamować możliwości rozwoju firmy. Skutkuje to zmniejszeniem zadowolenia, a nawet utratą potencjalnych klientów, którzy oczekują szybkiej i profesjonalnej obsługi.

Zastosowanie odpowiednich funkcjonalności systemu CRM dla deweloperów pozwala nie tylko na usystematyzowanie danych, ale również na obniżenie kosztów firmowych i zwiększenie efektywności działań pracowników. Obejmuje to zarówno proces sprzedaży, jak i działania po jego zakończeniu, zwiększając zadowolenie klientów, kontrolę nad procesami finansowymi oraz pozwala szybciej reagować na zmiany rynkowe. Mimo że wdrożenie systemu CRM wydaje się skomplikowane, zwłaszcza dla firm, które do tej pory nie miały doświadczenia z zaawansowanymi systemami informatycznymi, odpowiednie przygotowanie znacznie ułatwi ten proces.

Dostępne rozwiązania CRM dla deweloperów są projektowane z myślą o specyfice branży, intuicyjności i elastyczności co ułatwia wdrożenie i codzienne użytkowanie. Efektywne wdrożenie oprogramowania CRM wymaga odpowiedniego przygotowania oraz wyboru systemu, który najlepiej odpowiada na unikalne potrzeby przedsiębiorstwa. W tym kontekście niezbędny jest proces analizy przedwdrożeniowej.

Analiza przedwdrożeniowa systemu CRM dla deweloperów

Co to jest analiza przedwdrożeniowa? Dopasuj procesy zarządzane poprzez CRM

Analiza przedwdrożeniowa to pierwszy i niezbędny etap wdrożenia CRM. Dla nas — dostawcy systemów CRM, jest to proces opracowany na podstawie współpracy z licznymi firmami deweloperskimi, w którym szczegółowo analizujemy jak obecnie działa dana firma, jaka jest jej struktura organizacyjna lub co wymaga ewentualnego usprawnienia. Choć wydaje się to proste i oczywiste, dokładna analiza tych obszarów może przynieść dużo pomocnych wniosków, ponieważ CRM jest jedynie narzędziem wspierającym, porządkującym istniejące już w firmie procesy.

Kolejnym punktem procesu analizy przedwdrożeniowej jest określenie i zdefiniowanie potrzeb, oczekiwań oraz wymagań, jakie firma posiada wobec wdrożenia oraz funkcjonalności w systemie CRM. Wykonując dokładną analizę przedwdrożeniową, możemy również zidentyfikować potencjalne wyzwania i przeszkody, które mogą wymagać większej ilości czasu lub zasobów. Ten proces daje możliwość wyprzedzenia problemów i zaplanowania skutecznych strategii ich rozwiązania.

Ostatecznie, rzetelna analiza przedwdrożeniowa umożliwia dostosowanie systemu CRM do specyfiki firmy, co z kolei przekłada się na zwiększenie efektywności, poprawę relacji z klientami i wzmocnienie pozycji przedsiębiorstwa. Często również to firma deweloperska dzięki CRM i zawartym w nim modułom może usystematyzować wybrane działania, opracować standardy oraz automatyzacje. Działalność deweloperska od lat jest z sukcesem prowadzona przez wiele firm i nie warto wymyślać koła na nowo. Wykorzystanie dobrych praktyk, sprawdzonych rozwiązań oraz narzędzi może oszczędzić licznych negatywnych doświadczeń i czasu.

Wpływ analizy przedwdrożeniowej na funkcjonalności w systemie CRM

Czy etap analizy przedwdrożeniowej ma wpływ na przyszłe użytkowanie i funkcjonalności CRM? Etap analizy przedwdrożeniowej jest nie tylko kluczowy dla dostosowania funkcjonalności CRM, ale i decydujący dla ogólnej skuteczności wdrożenia systemu w codziennej pracy przedsiębiorstwa deweloperskiego. Nie można lekceważyć tego, że na ostateczne użytkowanie systemu, wpływ ma zarówno wykonanie analizy, jak i realizacja projektu bez analizy przedwdrożeniowej. Po co wdrażać system, który nie posiada funkcjonalności, których potrzebujemy? Lub płacić za systemem oferujący możliwości, które są zbędne dla naszego przedsiębiorstwa.

Dokładne zrozumienie i wdrożenie potrzebnych funkcjonalności CRM pozwala na maksymalizację korzyści płynących z systemu. Dlatego tak ważne jest, aby firma dokonała świadomego wyboru systemu, który będzie nie tylko nowoczesny, ale przede wszystkim dopasowany do specyficznych wymagań i procedur. Poza sprawdzonymi, konfigurowalnymi w danym programie modułami, warto sprawdzić, czy firma oferująca rozwiązanie zapewnia również np. usługi indywidualnego dostosowania oprogramowania do potrzeb organizacji.

Na co warto zwrócić uwagę, aby platforma CRM była krokiem do optymalizacji procesów, a nie większych kosztów i problemów?

Oprogramowanie księgowe — Księgowość i rozliczenia są nieodłącznym elementem procesu sprzedaży nieruchomości. Jest to obszar wymagający szczegółowej kontroli oraz wykorzystania profesjonalnych narzędzi. Mimo że w CRM nie poprowadzimy pełnej księgowości, warto zadbać, o kompatybilność systemu z obecnie używanym programem księgowym. Umożliwi to efektywną migrację danych dotyczących klientów i transakcji, co przełoży się na optymalizację pracy czy uniknięcie błędów. Na rynku, dostępnych jest wiele rozwiązań takich jak np. Symfonia, Optima czy Enova oraz SAP. Warto więc zwrócić się do potencjalnego dostawcy CRM z zapytaniem o możliwość integracji, używanego przez nas programu.
Struktura firmy, role, oddziały, firmy współpracujące — Innowacyjny system CRM dla firmy działającej w branży nieruchomości, dawno przestał być zwykłą bazą danych, której celem jest tylko zarządzanie relacjami. Architektura oprogramowania CRM swoimi wsparciem obejmuje cały proces sprzedaży — zaczynając od działań marketingowych, które mają na celu generowanie potencjalnych leadów sprzedażowych, aż po wsparcie posprzedażowe, jak np. zarządzanie zgłoszeniami dotyczącymi usterek. Zastosowanie systemu CRM i jego funkcjonalności w poszczególnych działach firmy pozwala na płynniejszą migrację danych między pracownikami, redukuje czas i koszt procesów firmowych oraz znacząco ulepsza komunikację wewnętrzną z uwzględnieniem ograniczeń np. w zakresie dostępu do danych. Po analizie wymaganych uprawnień poszczególnych ról oraz liczby użytkowników łatwiej będzie wybrać system CRM — niektóre platformy CRM mają bowiem cenniki uzależnione od liczby stanowisk. Najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie system bez takich ograniczeń jak na przykład VoxDeveloper system dla deweloperów. Warto również zwrócić uwagę na możliwość wprowadzenia ról dla użytkowników spoza firmy — np. agentów nieruchomości, prawników czy firm obsługujących usterki. Użytkownicy Ci mogą wykorzystywać do współpracy z deweloperem aktualne dane w CRM i jednocześnie mieć ograniczone uprawnienia.
Obecna baza danych — Audyt firmy, przeprowadzany przed wdrożeniem oprogramowania CRM, powinien również obejmować analizę dokumentacji przedsiębiorstwa. Choć nie jest to decydujący i najważniejszy etap analizy wypływający na wybór systemu, ma on duże znaczenie dla określenia przybliżonego czasu potrzebnego na wdrożenie CRM. Obecna baza danych może obejmować wiele źródeł takich jak arkusze kalkulacyjne, dokumenty papierowe, pliki PDF czy używane wcześniej systemy. Migracja danych do systemu, szczególnie z formy papierowej, może być żmudna i czasochłonna, ale jest niezbędna dla efektywności działania systemu. Dane zarządzane poprzez CRM obejmują podpisane umowy rezerwacyjne czy deweloperskie, usterki, cenniki, oraz dane obecnych i potencjalnych klientów jak i tych, którzy wykazali zainteresowanie w przeszłości, ale nie zdecydowali się na zakup. Staranne przeniesienie danych umożliwi stworzenie systemu odpowiadającego na kluczowe potrzeby organizacji, co zapewni możliwość kontynuacji obsługi klientów w nowym programie.
Integracje systemowe — Kompatybilność systemu z programem księgowym to nie jedyna integracja, jaką często oferuje CRM dla dewelopera. Podczas analizy systemów CRM warto zwrócić uwagę na wszystkie dostępne integracje systemowe, które oferują dostawcy. Kluczowym aspektem jest integracja z zewnętrznymi portalami ogłoszeniowymi, na których umieszczamy oferty naszych nieruchomości. System dla deweloperów powinien skutecznie umożliwiać dwukierunkową migrację danych – zarówno import zapytań klientów (leadów), jak i eksportu ofert oraz ich bieżących aktualizacji na portalach (np. statusów czy cen). Poza portalami ogłoszeniowymi warta uwagi jest także współpraca z zewnętrznymi firmami — np. pośrednikami, centralkami telefonicznymi czy systemami dotyczącymi marketing automation. Większość rozwiązań CRM oferuje dedykowane integracje i moduły współpracy np. z platformami typu Expro, primse.com, Platforma mieszkaniowa itp. Dokładna analiza przedwdrożeniowa CRM w tym zakresie pozwoli na wdrożenie systemu posiadającego wymagane funkcjonalności, które przyniosą korzyści nie tylko sprzedaży, ale będą wsparciem innych procesów biznesowych.

Tworzenie harmonogramu wdrożenia CRM

Harmonogram wdrożenia systemu CRM

Gdy wiemy, jak odpowiednio przygotować się do analizy przedwdrożeniowej oraz jakie są jej najważniejsze etapy, to posiadamy fundament do przeprowadzenia skutecznego wdrożenia CRM sukcesem. Niezbędną praktyką po analizie jest stworzenie odpowiedniego harmonogramu wdrożenia systemu CRM, który uwzględni wszystkie działania oraz osoby za nie odpowiedzialne. Co uwzględnia proces wdrażania systemu CRM?

Zaangażowanie wszystkich pracowników do udziału w analizie oraz wyznaczenie konkretnych zadań dla poszczególnych osób.
Analiza przedwdrożeniowa, która obejmie aktualne procesy pracy, metody zarządzania danymi, strukturę firmy oraz jej potrzeby i oczekiwania.
Precyzyjne ustalenie budżetu, który przeznaczymy na koszt wdrożenia systemu CRM.
Analiza przedwdrożeniowa dostawcy systemu CRM oraz oferowanych przez niego rozwiązań.
Instalacja systemu zgodnie z ustalonymi założeniami.
Import danych, konfiguracja oraz dostosowanie systemu CRM do specyfiki firmy.
Integracje systemowe z zewnętrznymi programami, aplikacjami, pocztą elektroniczną i innymi narzędziami.
Szkolenia i wdrożenie pracowników w prace systemu.

Stworzenie odpowiedniego harmonogramu sprawi, że żaden kluczowy element nie zostanie pominięty, co jest podstawą sprawnego wdrożenia systemu CRM. Ważne jest, aby za kontakt z po stronie dostawcy CRM była odpowiedzialna jedna doświadczona osoba / opiekun. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i błędów komunikacyjnych. Ponadto ułatwi to zarządzanie procesem wdrożenia, zapewniając, że wszystkie ważne informacje będą przekazywane w sposób uporządkowany i zrozumiały dla obu stron.

Korzyści analizy przedwdrożeniowej

Odpowiednia analiza wdrożenia CRM dla dewelopera pozwoli w pełni wykorzystać funkcjonalności systemu CRM. Podsumowując, jakie dokładnie są korzyści analizy przedwdrożeniowej?

Analiza pozwala zidentyfikować specyficzne potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa, co umożliwia dostosować system CRM do unikalnych potrzeb oraz ewentualne dostosowanie wybranych elementów organizacji do nowych warunków.
Umożliwia zrozumienie, w jaki sposób pracownicy będą wykorzystywać system, co jest ważne przy opracowywaniu szkoleń i procesu wdrożenia CRM, by zwiększyć ich zaangażowanie i chęć pracy na nowym systemie.
Pozwala na identyfikację integracji z obecnymi systemami IT, co jest kluczowe dla płynnego przepływu danych i funkcjonalności.
Zapewnia lepsze zrozumienie kosztu wdrożenia systemu CRM oraz późniejszego utrzymania, co pozwala na bardziej precyzyjne planowanie budżetu.
Analiza pozwala na identyfikację potencjalnych przeszkód i ryzyk związanych z wdrożeniem aplikacji CRM, co umożliwia ich wcześniejsze zminimalizowanie lub przygotowanie rozwiązania.
Dostarcza dane, które mogą wesprzeć strategiczne decyzje biznesowe, takie jak np. rozwój produktów.
Pomaga zrozumieć, jak CRM może poprawić relacje z klientami, co prowadzi do zwiększenia satysfakcji i lojalności.

Analiza przedwdrożeniowa CRM pozwala na świadome podejście do wdrożenia systemu, zwiększając szanse na sukces i maksymalizując korzyści płynące z jego użytkowania.

Zapraszamy do kontaktu — przeprowadzimy bezpłatne konsultacje w zakresie analizy przedwdrożeniowej voxCRM w Państwa firmie.